Cognibox : suite logicielle en ligne de gestion intégrée de la sous-traitance

Présentation

Mariano Côté est coordonnateur régional approvisionnement pour Alcoa où il agit comme responsable de la gestion des entrepreneurs pour Alcoa Canada.

Cognibox

Cognibox est un outil de gestion intégré des entrepreneurs par lequel sont gérées les formations des entrepreneurs ainsi que l'ensemble du processus de qualification et d'enregistrement de documents contribuant à la gestion du dossier des sous-traitants. Cognibox permet à Alcoa de communiquer directement avec les responsables associés aux différents modules du logiciel (qualité et environnement, santé-sécurité, formations). Pour un même entrepreneur peut donc correspondre l'implication de différents intervenants, et Cognibox permet de communiquer directement avec chacun d'eux. C'est un outil de gestion intégré des fournisseurs permettant du même coup d'effectuer une recherche de fournisseurs de services en fonction de besoins spécifiques. Cognibox offre donc un outil de recherche qu'Alcoa utilise afin de repérer des fournisseurs en fonction de besoins ciblés.

Le moteur de recherche

Le système inclut un moteur de recherche utilisé tant par les différents usagers que par le groupe d'achats lors de la réception de demandes. (Tels types de travaux à faire exécuter; des besoins dans différentes variétés de services; existe-t-il une entreprise ayant la capacité et l'expertise d'exécuter le travail?) Si l'entrepreneur est présent dans Cognibox, c'est en raison de son évaluation préalable au niveau de la gestion santé-sécurité et d'autres critères qui sont considérés d'importance aux yeux d'Alcoa. Le moteur de recherche de Cognibox permet à  Alcoa et aux autres donneurs d'ordres de contacter rapidement des fournisseurs qualifiés.

Les critères

Le système permet de trouver des fournisseurs dans différentes catégories de services, mais également selon des critères de capacité ou de taille d'entreprise. Les besoins peuvent être tant pour de petites entreprises qui offrent des services électriques pour l'exécution de petits travaux de maintenance ou d'entretien que pour de gros entrepreneurs habilités à effectuer la gestion de gros travaux électriques. Cognibox permet la recherche d'entreprises de toute taille.

La qualification

Au sein de l'encadrement législatif actuel, il existe des exigences minimales que doivent rencontrer donneurs d'ordres et entrepreneurs. Alcoa, outre ces exigences, s'assure que l'entrepreneur qui œuvrera sur ses sites détient une gestion adéquate de la santé-sécurité pour l'établissement d'un lien de confiance dans la réalisation de travaux sur les sites d'Alcoa. Il s'agit d'appliquer une gestion correcte de la santé-sécurité, mais également de rencontrer d'autres aspects légaux. Par exemple, pour la gestion environnementale et de la qualité, Alcoa s'assure de certaines exigences.

Lorsqu'un entrepreneur mène à bien le processus de qualification de Cognibox, les donneurs d'ordres s'assurent que l'entrepreneur a rencontré avec succès les exigences requises.

L'importance de Cognibox

D'abord, Cognibox permet à l'entrepreneur et au fournisseur de services d'être visibles pour un grand nombre d'usagers, tant au sein qu'a l'extérieur d'Alcoa. Ensuite, Cognibox permet à l'entrepreneur (et l'incite même) à s'améliorer en se structurant d'une meilleure façon. Au cours des années passées, des entrepreneurs faisant affaire avec Alcoa, grâce au processus de qualification, sont parvenus à mettre en place des améliorations qui leur ont permis de devenir plus compétitifs pour ainsi obtenir des contrats intéressants auprès de donneurs d'ordres autres qu'Alcoa.

Cognibox/Alcoa

Chez Alcoa, Cognibox est l'outil avec lequel sont gérés tous les entrepreneurs et fournisseurs de services. Mener à bien le processus de préqualification de Cognibox est une exigence dont doivent s'affranchir tous les entrepreneurs de services souhaitant exécuter des travaux à l'intérieur des sites d'Alcoa; tous ces entrepreneurs doivent être membres de Cognibox. Alcoa a ainsi l'assurance qu'une entreprise rencontre toutes ses exigences, en plus de toutes les exigences légales. C'est en quelque sorte une protection tant pour l'entrepreneur que pour la personne d'Alcoa.

En somme, sur le plan légal, l'entrepreneur est non seulement assuré d'avoir rencontré l'ensemble des exigences minimales imposées par Alcoa, mais confirme également pour lui-même que ses travailleurs sont adéquatement formés et qu'il détient tous les documents pertinents qui permettent de démontrer la conformité de la gestion de son entreprise.

L'importance de s'améliorer

Nous évoluons dans un environnement très compétitif où toutes les opportunités d'amélioration doivent être saisies. Actuellement, en matière d'exigences santé-sécurité, la CSST met beaucoup d'emphase et d'efforts à resserrer certains règlements pour ensuite s'assurer de leur application. Ce même type de mouvement tend à s'installer au niveau de l'environnement. Le thème de l'environnement est d'actualité. De cette façon, une réglementation croissante va directement influencer la gestion des entreprises de services, tant les petites que les plus imposantes. Alcoa utilise donc Cognibox pour faire face à cette réalité en évaluant les volets gestion santé-sécurité et environnement.

Pour un entrepreneur de services, la seule façon  d'obtenir des contrats chez Alcoa c'est d'être un membre Cognibox, car Cognibox est l'outil qu'Alcoa utilise pour la gestion de tous ses fournisseurs de services.

Donneurs d'ordres Cognibox

Alcoa n'est pas le seul donneur d'ordres à imposer ces exigences. Voilà tout l'intérêt pour les entreprises de services, car à titre de membre Cognibox elles deviennent visibles auprès de plusieurs donneurs d'ordres qui ont, pour la plupart, des exigences tant en santé-sécurité qu'environnementales plutôt similaires (Alcoa, Alouette ou tout autre grand donneur d'ordres.) Les exigences rencontrées pour Alcoa le sont également pour un grand nombre de donneurs d'ordres qui utilisent Cognibox pour la gestion de leurs entreprises de services.